従業員自身に始業時刻や終業時刻を申告させる自己申告制は、従業員に自分の労働時間を申告してもらえばよいので、会社にとっては管理の手間が少なく、安易に導入しがちな方法かもしれません。特に、営業職などの外勤が多い従業員や、在宅勤務を行う従業員については、会社が勤務状況を直接確認することが難しいため、このような自己申告制が採用されることがあります。労働時間とは使用者の指揮命令下に置かれている時間をいいますが、労働時間に該当するかどうかは、従業員や会社がどのように認識しているかではなく、客観的な勤務実態に基づいて判断されます。この点、この自己申告制には、従業員が申告する時間と実際の労働時間が一致しているとは限らず、労働時間を正確に把握できないという問題があります。
自己申告制にすると、従業員の認識や判断に基づいて労働時間が記録されることになるので、実際の労働時間よりも短く申告される場合もあれば、逆に長く申告される場合もあります。会社が残業時間の削減を強く求めているような場合であれば、従業員は、実際の残業時間を申告すると上司から注意されたり、人事評価に悪影響が生じたりすることを心配して、労働時間を短く申告することもあるでしょう。会社が虚偽の申告を指示していなくても、残業時間の多い従業員を問題視する職場の雰囲気があれば、従業員が自ら残業時間を少なく申告することは十分に考えられます。逆に、残業代を多く受け取るために、実際には働いていない時間まで労働時間として申告されることもあります。午後6時に業務を終えた後、会社に残って私的な活動をしていたにもかかわらず、午後8時まで働いていたと申告するような場合です。
従業員が意図的に虚偽の申告をするだけでなく、誤って申告されることも多いのが実情です。例えば、始業前の準備作業や終業後の片付け、業務上必要な研修などについて、従業員が労働時間に該当しないと誤解している場合もあるでしょうし、業務から完全に解放されている時間についても、会社に滞在しているという理由だけで労働時間に含めてしまっていることもあるかもしれません。このように、自己申告制では、従業員が労働時間について正しく理解していないことによっても、申告時間と実際の労働時間との間に食い違いが生じます。
厚生労働省が策定した「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」では、労働時間の把握について、使用者による現認や、タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間などの客観的な記録を基礎とする方法を原則としていて、自己申告制については、こうした方法によることなく、自己申告によって労働時間を把握せざるを得ない場合の措置として位置付けています。やむを得ず自己申告制を採用する場合には、従業員に対して適正な申告方法を十分に説明するとともに、必要に応じて実態調査を行い、申告時間と実際の労働時間との間に食い違いがあれば、所要の補正をすることを求めています。そのため、会社としては、客観的な記録を基礎としつつ、必要に応じて従業員に業務内容を確認するなどして、実際の労働時間を判断することが必要となります。
自己申告制によって労働時間を正確に把握できないと、会社にはさまざまな不利益が生じえます。労働時間が実際より短く申告されていれば、あとで未払残業代を請求されるリスクがありますし、反対に、実際より長く申告されていれば、本来支払う必要のない残業代を支払うことにもなりかねません。そもそも、労働時間の記録が不正確であれば、従業員の業務量や人員配置を適切に判断することも難しくなります。労働時間の把握は、賃金計算だけでなく、従業員の健康管理という点でも重要で、労働安全衛生法は、事業者に対して労働時間の状況を把握することを義務付けていますが、実際の勤務状況を正確に把握できなければ、長時間労働による健康障害を防止するための措置にも支障が生じます。
自己申告制は、会社の管理負担を軽減する方法として採用されることがありますが、申告内容の正確性を確認するなど、相応の管理が必要になることを理解すべきです。会社に残っていた時間のすべてが労働時間になるわけではありませんし、実際に作業をしていなくても、上司からの指示を待つ手待時間などは労働時間に該当する場合もあります。場合によっては、最初から客観的な記録を利用したほうが、管理負担が少なくなることもあるでしょう。重要なのは、従業員が申告した時間をそのまま信用するのではなく、実際に使用者の指揮命令下に置かれていた時間をできる限り把握することです。自己申告制を採用するかどうかは、単に導入や運用の手間だけで判断するのではなく、正確な労働時間を把握できるかという観点も含めて検討すべきで、労働時間を把握できないのであれば、労基法３８条２の事業場外みなし労働時間制の適用を検討すべきかもしれません。
令和８年１０月１７日
弁護士 石上秀樹
