従業員が重大なミスをしたり、服務規律に違反したりした場合、会社が始末書の提出を求めることがありますが、提出された始末書を読んでみると、事実関係の説明ばかりで反省の言葉がなかったり、自分の責任を認めず、会社や上司に責任を転嫁していたりして、納得できないこともままあると思います。そんな時、会社は納得できる内容になるまで、従業員に始末書を書き直させてもよいのか、悩ましいところです。始末書の内容が不十分である場合に、会社が修正や再提出を求めること自体は、直ちに違法とはいえませんが、従業員に反省や謝罪の意思を表明させることを目的にやり直しさせる場合には、慎重な対応が必要です。
始末書には2種類あって、一つは、非違行為の内容や原因、再発防止策などを報告させるもので、もう一つは、従業員に自らの非を認めさせ、反省や謝罪の意思を表明させるものです。前者は、業務上の報告書としての性格が強く、後者は、本人の内心や人格に関わる性格を持っています。会社には、企業秩序を維持し、業務上の問題を調査するために、従業員に必要な報告を求める権限があるので、非違行為の日時や場所、具体的な行動、発生原因などについて説明が不足していれば、再発防止の観点からも、追加の報告を求めること自体はなんら問題ありません。顧客情報の誤送信について始末書を提出させたところ、不注意によってミスをしましたとしか書かれていなかった場合であれば、会社が誤送信に至る経緯や確認作業の有無、再発防止策などについて追記を求めることは、通常、業務上必要な範囲内の指示といえるでしょう。
これに対し、事実関係は十分に記載されているにもかかわらず、反省の気持ちが伝わらない、謝罪の言葉が足りないなどという理由で、何度も書き直しを命じることは問題があります。業務上必要な事実の報告を求める場合と、謝罪や反省を強制する場合とでは、法的な評価が異なってきます。例えば、事故発生時の確認手順が記載されていない、会社への報告が遅れた理由が説明されていないということでやり直しさせるのであれば、客観的な内容の補充を求めるもので合理的な業務命令といえますが、もっと深く反省していることが分かるように書き直せ、会社に対する謝罪の気持ちが伝わるまで提出を認めないなどという指示の場合は、本人の内心に踏み込むものとなり、そもそも業務命令として有効なのか問題になってきます。
非違行為そのものについて従業員と会社の認識が異なる場合にも注意が必要で、会社は従業員が上司の指示に故意に違反したと考えているものの、従業員は指示の内容が不明確だったと説明している場合、会社が自らの認識に沿った記載になるまで始末書を書き直させることは、従業員に争いのある事実を認めさせることになりかねません。その場合、会社としては、従業員の説明をそのまま記録したうえで、客観的な資料や関係者の証言などによって事実関係を調査すべきで、会社が望む内容の始末書を取得すること自体を目的にすべきではありません。
繰り返し書き直しを命じることは、場合によっては、パワーハラスメントの問題にもつながってきます。上司が従業員に対し、長時間にわたって叱責しながら何度も書き直しを命じたり、他の従業員の前で始末書の内容を非難したりすると、業務上必要な範囲を超えた指導によって従業員の就業環境が害したということで、パワーハラスメントと評価される可能性もあります。始末書の修正を求めること自体に合理的な理由があっても、その方法や回数によっては違法性が生じ得ます。
始末書の提出を命じる会社としては、始末書を提出させる目的を明確にした方がよいでしょう。事実関係の把握や再発防止が目的であれば、最初から報告すべき事項を具体的に示しておくことが有効でしょうし、提出された内容に不足がある場合には、抽象的に書き直しを命じるのではなく、不足している事項を特定して補充を求める方が適切といえます。それでも従業員が必要な事実の報告を拒む場合には、合理的な業務命令に従わなかったものとして、別途対応を検討する余地はありますが、反省や謝罪の言葉が不足していることを理由に、直ちに業務命令違反として懲戒処分を科すことは避けるべきです。始末書を事実調査のための報告書として提出させる場合は、始末書という名称ではなく経緯報告書や事故報告書とした方がよいかもしれません。
令和８年１１月９日
弁護士 石上秀樹
